Video-conferenties zijn al lang aan een opmars bezig maar een echte doorbraak is er nu pas, in tijden van pandemie. Vóór Corona hoorde je vaak dat als het er écht om gaat spannen je veel beter samen rond de tafel kan gaan zitten… Als je niet anders kan: hoe dan? Een serie over onderhandelen via het scherm.
De gouden regel voor elke onderhandeling is tijd en energie in je voorbereiding steken, het liefst samen met je team. Je kijkt naar de relatie, vertrouwen, belangen, mogelijke oplossingen, objectieve criteria, alternatieven en meer. Omdat video onderhandelen voor veel teams relatief nieuw is als onderhandelingsmedium is het extra zinnig je samen voor te bereiden.
#4 Virtueel Onderhandelen Als Team: De Voorbereiding
Deze 10 extra tips gaan over mogelijke teamvoorbereiding. Zo kun je samen met je collega's je zelfvertrouwen vergroten en rust uitstralen als de onderhandelingen via het scherm beginnen.
1. Bedenk vooraf hoe je even écht verbinding maakt
Video is een communicatief arm medium. Als de technologie meewerkt kun je elkaar zien en horen maar het blijft pover vergeleken bij de rijkdom van een handdruk, de geur van koffie en het elkaar in de ogen kijken (kan niet via het scherm; wel wordt er al heel lang aan een oplossing gewerkt). Écht verbinding maken is een stuk moeilijker en juist daarom is het verstandig extra je best te doen. Dus niet vanaf de eerste seconde de agenda invliegen maar even aandacht voor elkaar. Oh ja, er zitten geen levensechte avatars aan de andere kant van het scherm, maar echte mensen. Dat contact hoeft niet zweverig en het hoeft ook niet lang te duren. Voor elke virtuele onderhandeling, hoe formeel of informeel ook, is wel een opening te bedenken. En ook een slot: maak gebruik van een passende follow-up. Een telefoontje of email achteraf, bijvoorbeeld tussen de 2 voorzitters, om even nauwer in contact te staan, de 'temperatuur' te meten, nuances toe te voegen en eventuele misverstanden weg te nemen.
2. Ken het platform
Bepaal jij de software die gebruikt gaat worden of is het de wederpartij? Hoe dan ook, zorg dat je weet hoe het werkt. Kun je chatten, privéberichten sturen en kan het gesprek worden opgenomen (met of zonder medeweten van de partijen)? Kun je ook per telefoon inbellen? Voor meer vertrouwelijke gesprekken, hoe zit het met de informatieveiligheid? En voor overheden en bedrijven die aan allerlei AVG-regels gebonden zijn, welke informatie (documenten) kunnen wel en niet gedeeld worden via de videosoftware? Is het een belangrijke onderhandeling en ben je niet bekend met het platform? Doe dan een deel van je interne voorbereiding via het platform; zo hoef je je straks veel minder te bekommeren om de techniek.
3. Schep vooraf helderheid over de agenda en voorkom verrassingen
Wat ga je bespreken en in welke volgorde? Als hierover onduidelijkheid bestaat bij een of meerdere partijen kun je ervan uitgaan dat er kostbare tijd verloren gaat aan het overeenkomen van de gespreksvolgorde. In een onderhandeling waarbij één partij machtiger is dan de ander kan het voorkomen dat er doelbewust vooraf weinig bekend gemaakt wordt over de agenda. De mate waarin de andere partij dit klakkeloos accepteert kan een belangrijk signaal zijn over de bereidheid later veel grotere concessies te doen. Bevalt de procesdynamiek aan de voorkant je niet, geef dit dan vroegtijdig aan. Verrassingen vallen vaak slecht in virtuele meetings. Overweeg dus of je een voorstel niet al vooraf wil delen met de andere partij. Op hoofdlijnen kan men wellicht wel reageren maar overval je ze met een regen aan details, dan zul je vaak een behoudende of vermijdende reactie krijgen -"we gaan ernaar kijken"- daar waar je juist op zoek bent naar een creatieve inhoudelijke respons.
4. Verdeel rollen intern en wijs een voorzitter aan
Onderhandel je tussen twee of meerdere teams, dan is het voor videoconferenties belangrijk dat iedereen weet wat haar verantwoordelijkheid is. Een luisteraar aanwijzen –iemand wiens enige taak het is zo goed mogelijk te luisteren– is zeker geen overbodige luxe. Verder kan er een inhoudelijke verdeling worden gemaakt op (deel)onderwerpen en bepaal je wie namens jouw team de onderhandelingen faciliteert: wie heeft de leiding over het gesprek aan jullie kant? In virtueel onderhandelen kan het een stuk lastiger zijn om de juiste persoon op het juiste moment te laten spreken. Het wordt echt een uitdaging als de teams zelf ook niet op een locatie bij elkaar zijn. Een voorzitter/facilitator aan elke kant zorgt ervoor dat het proces toch goed verloopt. Dat hoeft zeker niet de collega met de hoogste rang te zijn. Vooroverleg tussen de voorzitters kan het proces verder helpen. Via de chatfunctie kan er procesoverleg plaatsvinden zonder dat het gesprek moet worden stilgelegd.
5. Overweeg meerdere camera’s/laptops
Ook als je wel in één ruimte bijeen bent als team kan het wenselijk zijn met meerdere camera’s te werken. Bijvoorbeeld één gericht op het team en een aparte laptop voor een collega die een presentatie geeft. Zo behoud je makkelijker de aandacht van de andere partij en kan men verbinding houden met de inhoud en de mens achter de inhoud.
6. Maak afspraken over de beschikbare tijd en overweeg meerdere sessies
Ken jij je natuurlijke grens als vergadertijger? Anderhalf uur? Twee uur? Drie? Wat het ook is, je zult online minder lang effectief zijn dan aan de echte onderhandelingstafel. Dat geld ook voor je partners aan de andere kant van het scherm. Daarbij is onderhandelen op afstand minder efficiënt: het kost meer tijd om vertrouwen op te bouwen, informatie uit te wisselen, elkaars belangen te verkennen en oplossingsmogelijkheden te bespreken. Je hebt dus naar rato meer tijd nodig om hetzelfde resultaat te bereiken. Wees je hiervan bewust en maak duidelijke afspraken vooraf over de beschikbare tijd. Het is effectiever om vooraf aan te dringen of meerdere sessies, dan er tijdens de onderhandeling achter te komen dat je sowieso niet door de agenda heen gaat komen en weer zult moeten onderhandelen over het vervolg.
7. Spreek pauzes af
Je hoort het vaak in online overleg: Zullen we nog even doorzetten? Dan zijn we er zo doorheen. Maar juist online heb je een mager beeld van de behoefte –in jouw team en bij de wederpartij– om even te pauzeren, een stukje te lopen of het toilet op te zoeken. Bespreek het gebruik van pauzes met je wederpartij maar juist ook intern. Op welke momenten zul je de meeste behoefte hebben om intern te overleggen zonder toehoorders? Een pauze in een online onderhandeling is net zo legitiem en net zo nuttig als in een gesprek aan tafel. Afspraken over pauzes vooraf maken het nog gemakkelijker om het ook daadwerkelijk te doen.
8. Maak interne afspraken over “het eigen kanaal”
Zeker waar teamleden zich op verschillende locaties bevind en kan het nuttig zijn om een eigen communicatiekanaal in stand te houden tijdens de onderhandeling. Mist je collega informatie? Merk je dat een belangrijke vraag nog niet gesteld is? Is er nieuws van buitenaf dat de onderhandelingen kan beïnvloeden? Het sturen van appjes en berichten kan een manier zijn om elkaar discreet aan te spreken zonder dat de wederpartij er iets van merkt. Het kan ook enorm afleiden en ervoor zorgen dat je juist minder goed luistert. Maak daarom goede afspraken vooraf of je een eigen kanaal gebruikt, waar het toe dient en welke informatie je wel en niet uitwisselt gedurende de onderhandeling.
9. Bereid je extra goed voor op positionele dynamiek
Strikt genomen behoort dit advies onderhandelen in het algemeen toe: jouw kant kan een onderhandeling constructief benaderen maar wat als de andere zijde dat niet doet? Wat als jij eerst waarde wilt creëren en je wederpartij wil onmiddellijk verdelen (in zijn voordeel uiteraard!). In een online omgeving zul je merken dat voor alle partijen de verleiding groter is om zich positioneel te gaan gedragen: de loopgraven in dus! Er wordt minder contact besteed aan het opbouwen van vertrouwen en het verkennen en erkennen van elkaars belangen. Bespreek vooraf wat je respons zal zijn als het te snel van negotiation naar bargaining gaat. Je bent samen verantwoordelijk voor het proces en je hoeft dus niet mee te gaan in het positionele spel.
10. Manage de verwachtingen en geef het voordeel van de twijfel
Maak vooraf duidelijke afspraken over de doelen en het aantal sessies dat je denkt nodig te hebben. Ook in het gesprek zelf kan het heel nuttig zijn om de verwachtingen expliciet te maken. Video onderhandelen heeft nu eenmaal een aantal nadelen. Het is niet uitzonderlijk als het niet helemaal lekker loopt, als er door elkaar heen gepraat wordt of als men elkaar niet goed begrijpt. Door dit aan de start vast te stellen creëer je juist begrip en ruimte om beter naar elkaar te luisteren. En ook: om elkaar het voordeel van de twijfel te geven. Veel misvattingen ontstaan immers mede door het medium zelf.
Lees hier verder over RoutsLaeven inzichten in online onderhandelen en bekijk bijvoorbeeld deze video van Harvard onderhandelingsexpert Deepak Malhotra over onderhandelen via video: