• Stefan Szepesi

Red Het Klimaat: Maak Online Overleg Leuker

Een enorme afname van reis- en kantoorkosten door de crisis? Er zijn genoeg bedrijven die om zijn en straks niet terug willen naar de oude manier van samen werken. Maar... gaan werknemers dat accepteren?


- door Chantal Suissa en Stefan Szepesi


Vanaf 8 juni is voor een paar miljoen thuiswerkende Nederlanders de grootste pijn eraf. Jonge kinderen gaan weer elke dag naar school. Maar de overheid, grote en kleine kantoren blijven helemaal of grotendeels vanuit huis doorwerken. Sommigen moeten nog; anderen mogen. Voor organisaties die nauwelijks geraakt zijn door corona is na drie maanden één ding helder: met een flinke dosis aanpassingsvermogen bleef de kantoorwinkel gewoon draaien: klanten werden bediend, bestellingen en diensten werden geleverd, ook over de grens. En... er werd enorm op kosten bespaard, de files verdwenen, emissies daalden en werknemers zonder kleine kinderen hielden tijd over. Waarom hadden we dat eigenlijk niet eerder bedacht? Dat het vreemd is medewerkers van de klantenservice naar kantoor te laten komen om de hele dag de telefoon op te nemen. Dat het absurd is iemand 2,5 uur te laten reizen voor twee keer overleg met collega's en het opschrijven van advies.

Zo goed is de koffie op kantoor nu ook weer niet. En daarbij, niet alle leidinggevenden zijn sterren in het leiden van werkoverleg op kantoor. Als er enige creativiteit nodig is, vluchten we meteen de hei op. En toch zijn er miljoenen Nederlanders die het enorm missen. Niet het zoeken naar een werkplek of het matige teamoverleg, maar alles er tussendoor: het roddelen over de baas, de wandeling naar de lunch, en al de kleine praktische zaken die je ook even tussendoor bij het koffieapparaat kunt regelen. Kortom: de verbinding met anderen.


En dus moeten werkgevers een stap verder denken dan het aankopen van een goede bureaustoel en een tweede scherm voor al die werknemers die ook straks veel vaker vanuit huis mogen of zelfs moeten gaan werken. Online overleggen, brainstormen en onderhandelen moet productiever en vooral meer verbindend worden. Onder de "intelligente lockdown" kon de baas zich nog verschuilen achter #crisis: "het is voor ons allemaal even wennen". Maar als online overleg grotendeels de norm blijft en we willen geen muitende of afgebrande collega’s aan de andere kant van het scherm, dan moeten we dit eerst erkennen:

  • The Medium is the Message: we voelen, denken en doen anders online. Dezelfde aanpak als op kantoor volstaat dus niet.

  • De nadelen van online -o.a. minder verbinding en vertrouwen, meer afleiding en het grote energielek (zoom fatigue)- zijn bekend maar de mate waarin ze schadelijk zijn bepalen we voor een groot deel zelf.

En dan is er nog de lijst met kansen (naast het benutten van al die niet gereisde uren): denk aan bredere participatie, verminderd dominant gedrag van alfa types en meer invloed voor collega’s die in de ouderwetse vergaderruimte minder aan het woord komen (The Weak Get Strong Effect). Als werkgever heb je enorm veel invloed in het afzwakken van de nadelen en het benutten van kansen. Vandaag schreef Joitske Hulsebosch dit over hoe organisaties beter oog kunnen hebben voor hun digitale nomaden; veel ervan is ook van toepassing op thuiswerkers.


Waar staat de virtuele koffieautomaat?


Online samenwerken alsof je in dezelfde ruimte zit draagt bij aan minder verbinding en vertrouwen. In plaats dat als een gegeven aan te nemen kun je er ook gewoon iets aan doen: digitaal inchecken dus. Niet één keer: altijd. En nee, dat is niet “soft” of "alleen voor sommige collega’s”. De mensen achter het scherm nemen zichzelf mee in de inhoudelijke discussie; hoe meer verbinding, hoe meer er in teamgeest gedacht en gehandeld kan worden. Onze ervaring is dat teams die hier aandacht aan geven meer vertrouwen en veiligheid ervaren, zich gehoord en gezien voelen en daardoor ook creatiever en productiever zijn.


Maar hoe dan? We laten de technologie eventjes links liggen, behalve dat we vinden dat break-out rooms veel meer gebruikt kunnen worden, juist in wekelijks of dagelijks online overleg (Ennuonline heeft een schat aan tips over break-out rooms en heel veel meer; let wel, (nog) niet alle platforms ondersteunen breakouts). Atlassian heeft een handig overzicht tussen ‘just for fun’ online teambuilding en werkvormen die ook gelijk inhoudelijke waarde opleveren. Ook Timedoctor is een goede bron van inspiratie. Zelf hebben we goede ervaring met deze 5 methodes, sommige om één keer toe te passen en andere vormen die bij regelmatig gebruik heel veel waarde opleveren:


Wie Deed Wat? - 10 min - eenmalig

Iedereen levert een bijzonder of bizar persoonlijk weetje in waar niemand in het team vanaf weet (ik liep van Moskou naar Amsterdam; ik ben oprichter van een sigarenclub). In breakouts schatten duos in wie wat deed (5 min). Terug in de groep delen de duos inschattingen over hun collega’s.


Kaatsen - gehele overleg - herhaald

Valt in de categorie leuk & nuttig. Het handige van face-to-face gesprekken is dat oogcontact en lichaamstaal goed aangeven wanneer iemand klaar is met spreken. In online discussies is het vaak onduidelijk of een stilte een gedachtepauze is of juist het overgeven van het podium aan iemand anders. Zo onderbreken we elkaar onnodig of vallen er stiltes die niemand toebehoren. Met kaatsen kun je dit handig ondervangen. Stel een willekeurig persoon een simpele vraag (bv. wat is je favoriete sport? -> Wielrennen). Laat vervolgens iedereen in de chat het eerste woord intikken dat ze associëren bij het antwoord van je collega (saai, Tour de France, doping, zondag, etc.). Dat woord is ieders kaatswoord. De afspraak is: als je klaar bent met je inbreng in de discussie, sluit je af met je jouw woord.


Zoek De Overeenkomst - 10 min - eenmalig

Dit is voor grotere teams waarin mensen elkaar (nog) niet goed kennen. Deel de groep op in breakouts en laat ze in duos op zoek gaan naar twee overeenkomsten die niets te maken met hun werk, opleiding of woonplaats. Duos krijgen slechts 5 minuten de tijd om de overeenkomst te vinden die vervolgens gedeeld worden met de grote groep.


2 leugens en 1 waarheid - 10 min - herhaald

Dit is een competitieve versie van Wie Deed Wat. Elke overleg is het de beurt aan 1 collega om 3 onbekende feiten over zichzelf te vertellen; 2 leugens en 1 waarheid. De rest van het team mag 8 minuten lang kritisch ondervragen. Er worden punten bijgehouden voor het correct aanwijzen van de waarheid. Wie is de beste leugendetector in het team?


Pre-Mortum - 15 min - eenmalig

Gewaagde en uiterst nuttige werkvorm voor teams in complexe projecten en lastige onderhandelingen met externe stakeholders. In breakouts reizen kleine groepjes naar een dag in de toekomst en kijken ze terug op hun project dat inmiddels volledig mislukt is. Ze schetsen samen het beeld van die totale catastrophe. Vervolgens doen ze samen een post-mortum; hoe is de patient overleden, oftwel: wat waren de kernfactoren die bijdroegen tot de puinhoop? Op welke hadden we zelf invloed? Waar hadden we zaken anders kunnen aanpakken? Vervolgens delen de groepjes hun bevindingen met elkaar.


Ja maar dat kost te veel tijd!


Het doelgericht inzetten van dergelijke werkvormen draagt bij aan een sterke groepsdynamica en is bovendien leuk. Kost het te veel tijd? Een team dat goed in verbinding staat verdient dat veelvoudig terug. En bovendien, als we dan toch gaan klokken, laten we dan ook de reistijd meerekenen die we gebruiken om dagelijks bij de koffieautomaat op kantoor “in verbinding” te gaan. Kortom, als je als baas niet wilt dat je werknemers massaal in opstand komen tegen DBZ (Death By Zoom): “red het (werk)klimaat!”




RoutsLaeven

Loosdrechtse Bos 21 A

1213 RH Hilversum

035 62 88 899

info@routslaeven.nl

Volg RoutsLaeven:

  • LinkedIn RoutsLaeven
  • Facebook RoutsLaeven
  • Twitter RoutsLaeven

Wij steunen:

Onderhandeltechnieken
Onderhandelen
Training in onderhandelen

© RoutsLaeven & Partners B.V.