• Stefan Szepesi

#1 Virtueel Onderhandelen: 6 Tips Voordat Je Inlogt

Video-conferenties zijn al lang aan een opmars bezig maar een echte doorbraak is er nu pas, in tijden van pandemie. Vóór Corona hoorde je vaak dat als het er écht om gaat spannen je veel beter samen rond de tafel kan gaan zitten… Als je niet anders kan: hoe dan? Een serie over onderhandelen via het scherm.



#1 Virtueel Onderhandelen: De Voorbereiding


De gouden regel voor elke onderhandeling is tijd en energie in je voorbereiding steken. Voor onderhandelen via het scherm is het uiteraard niet anders, juist omdat video voor velen relatief nieuw is als onderhandelingsmedium. 6 tips om virtueel stevig en wendbaar te onderhandelen.

1. Bedenk vooraf hoe je écht verbinding maakt

Video is een communicatief arm medium. Als de technologie meewerkt kun je elkaar zien en horen maar het blijft pover vergeleken bij de rijkdom van een handdruk, de geur van koffie en het elkaar in de ogen kijken (dat kan dus niet via je scherm; hoewel er al heel lang aan een oplossing gewerkt wordt). Écht verbinding maken is een stuk moeilijker. In plaats van het dan maar te negeren kun je ook creatief zijn en er vooraf aandacht aan besteden. Dus niet vanaf de eerste seconde de agenda invliegen maar even aandacht voor elkaar. Er is momenteel sowieso één onderwerp dat iedereen aangaat..

2. Schep vooraf helderheid over de agenda

Waar ga je het over hebben? Als hierover onduidelijkheid bestaat kan het gelijk lastig worden. De onderhandeling over de onderhandeling kan best vooraf plaatsvinden, via email of tekst berichten. Heb je zelf een idee wat de agenda moet zijn, zoek dan overeenstemming en bevestiging bij de ander. Zo sta je allebei al voor voordat de wedstrijd begint.

3. Maak afspraken over de beschikbare tijd en stel je ambitie bij

Online kun je minder lang effectief zijn dan aan de echte onderhandelingstafel. Dat geld ook voor je partner aan de andere kant van het scherm. Houd hier rekening mee en spreek (vooraf) met elkaar af hoeveel tijd je neemt voor het online gesprek. Ga er voor de zekerheid van uit dat er minder geduld opgebracht kan worden om heel goed naar elkaar te luisteren. Is het relationeel lastig? Dan is een begin maken met het herstellen van de relatie en het vertrouwen een goede uitkomst, ook als je nog nauwelijks aan de inhoud toekomt. Zeker voor virtueel onderhandelen geldt: go slow to go far.

4. Geef aandacht aan relatie en belangen

Uit onderzoek blijkt dat de uitkomsten van virtuele onderhandelingen voor alle partijen gemiddeld een stuk lager liggen vergeleken bij het ouderwets zitten rond dezelfde tafel. Het blijkt veel lastiger om in een virtuele wereld vertrouwen op te bouwen of te herstellen. Juist vanwege deze zwakte van het medium is het extra belangrijk jezelf van te voren kritische vragen te stellen. Is er sprake van een storing op relationeel vlak? Wat zijn de verschillende belangen die spelen, aan jou kant, en aan de andere kant? Belangrijk om alleen met potlood mogelijke antwoorden te formuleren; het gaat er immers om in het gesprek zelf te verifiëren of jouw inschatting klopt.

5. Breng verdeelcriteria helder in beeld

Jij hebt wellicht een duidelijk gevoel over wat een juiste verdeling is van lusten, lasten en risico’s. De vraag vooraf is waar dat gevoel op gebaseerd is. Op objectieve of subjectieve criteria? Staat het bijvoorbeeld helder opgeschreven in een contract (“afspraak is afspraak”) of is het “gewoon eerlijk zo”?. Per video is het heel verleidelijk om direct te reageren op een voorstel van de ander. Of om de hete aardappel vooruit te schuiven en het lastigste aspect van de onderhandeling te vermijden: “we gaan erover nadenken”. In plaats daarvan is het veel constructiever om eerst een serie vragen te stellen: waar komt de oplossing vandaan? Welke verdeelprincipes liggen er aan ten grondslag? Zijn die principes misschien op meerdere manieren toepasbaar?

6. Bereid je extra goed voor op vermijdende of positionele dynamiek bij de ander

Strikt genomen behoort dit advies onderhandelen in het algemeen toe: jij kan een onderhandeling constructief benaderen maar wat als hij dat niet doet? Wat als jij eerst samen waarde wilt creëren en opties verkennen en zij wil onmiddellijk verdelen (in haar voordeel uiteraard!). Online zul je merken dat de verleiding veel groter is om vermijdend of positioneel gedrag te vertonen. Dus óf geen antwoord geven/krijgen op een voorstel óf de loopgraven in: het is jouw oplossing versus de mijne! Dit komt vooral omdat het lastiger is via een scherm vertrouwen op te bouwen en achterliggende belangen boven tafel te krijgen. Bedenk vooraf wat jij gaat doen als de andere partij zich vermijdend of positioneel opstelt. Je bent samen verantwoordelijk voor het proces. Met een goede voorbereiding kun je je behoeden voor valkuil van actie-reactie.


Lees hier verder over RoutsLaeven inzichten in online onderhandelen.

RoutsLaeven

Loosdrechtse Bos 21 A

1213 RH Hilversum

035 62 88 899

info@routslaeven.nl

Volg RoutsLaeven:

  • LinkedIn RoutsLaeven
  • Facebook RoutsLaeven
  • Twitter RoutsLaeven

Wij steunen:

Onderhandeltechnieken
Onderhandelen
Training in onderhandelen

© RoutsLaeven & Partners B.V.