In Maarsbergen komt er een nieuwe spooronderdoorgang. De provincie Utrecht zit rond de tafel met ProRail, de gemeente Utrechtse Heuvelrug en de bewoners. De eerste drie partijen liggen flink uit elkaar over wie welke risico’s moet dragen. Herbert Korbee is zowel psycholoog als jurist, een zeldzame combinatie die goed van pas komt als projectmanager voor de provincie Utrecht.
Ruzie aan tafel voorkomen
“De samenwerkingsovereenkomst die er is moet worden opgevolgd door een realisatieovereenkomst richting het bouwen. We zitten nu met vragen zoals hoe worden de risico's gedeeld? Wie doet wat? Wie stuurt de aannemer aan? Wat betreft de verdeling van risico’s komen we er op dit moment op ambtelijk niveau niet uit. Dus hebben de projectmanager van ProRail en ik afgesproken dat we regelmatig samen gaan lunchen of ontbijten. We gaan straks strijd krijgen, althans onze instituties want daar zijn ze groot genoeg voor. Maar dan weten wij elkaar in ieder geval te vinden. Soms kun je een oplossing al verzinnen maar nog niet opschrijven omdat het nog niet kan.”
We hebben over en weer gedeeld welke lijken we straks niet in de kast willen hebben. Dat geeft een soort drive om open en transparant te zijn.
“Onze opzet is om gewoon on speaking terms te blijven. Wat er ook gebeurt. We hebben over en weer gedeeld welke lijken we straks niet in de kast willen hebben. Dat geeft een soort drive om open en transparant te zijn. In projecten moet je toch over de slechte dingen nadenken. Je maakt je regenjas langer zolang het nog droog is. Deze aanpak komt eigenlijk naar aanleiding van een ander project waar ook verschillende partijen samenwerkten. En daar ging dat niet helemaal lekker, ook door wisselingen van het personeel. Daar werd gescholden aan tafel en dan bereik je helemaal geen oplossing meer. Dat is echt zo zinloos. Dan houdt het op denk ik. Het is ook hoe je burenruzie voorkomt. Als je eenmaal ruzie hebt over die schutting dan is alles olie op het vuur en komt het nooit meer goed. Dat zie je aan de Rijdende Rechter. Dat willen wij straks niet hebben dus dat betekent dat we nu on speaking terms moeten zijn.”
We gaan geen ruzie maken over verschil van inzicht. En om te zorgen dat we dat niet gaan doen spreken we elkaar regelmatig en vragen we ook naar privé dingen van elkaar.
“Ik denk dat we dat goed gedaan hebben. We gaan geen ruzie maken over verschil van inzicht. En om te zorgen dat we dat niet gaan doen spreken we elkaar regelmatig en vragen we ook naar privé dingen van elkaar. We houden elkaar op de hoogte zodat de boventoon een goede relatie is waardoor je altijd wel weer een uitweg kunt vinden. En als anderen om ons heen zenuwachtig worden dan kunnen wij zeggen: ‘we zijn er samen mee bezig, het komt goed.’”
Voorbereiding: de project Start-Up
“ProRail was daar de aanjager van. Ik vond het meteen een goed idee. De Start-Up is eigenlijk maar één keer maar we doen het ten minstens elk jaar: een teamdag waarbij we het project doorlopen; praten over waar je tegenaan loopt en waar je blij van wordt. In de bouwfase is dit vrij gebruikelijk maar in de verkennings- en planningsfase niet omdat je dan gefocust bent op wat gaan we bouwen, hoeveel het gaat kosten en welke procedures we moeten doorlopen.”
Technische mensen vinden een Start-Up vaak een dag zeuren. Je hoort pas achteraf dat het toch wel nuttig was.
“Eigenlijk moet je de Start-Up meteen al doen vind ik. Je hebt een imago opgebouwd voordat je het in de gaten hebt. Technische mensen vinden het vaak een dag zeuren. Je hoort pas achteraf dat het toch wel nuttig was. Wat je ziet is dat men men eindelijk eens de tijd neemt om met elkaar te kletsen. Dat is wat er gebeurt. Al gaat het over de kwaliteit van de koffie, het belangrijkste is dat je met elkaar ook eens een gesprek over iets anders hebt.”
Openheid over je interne onderhandeling
“Met een goede relatie kan je wat meer open zijn over je eigen organisatie. Zo niet, dan interpreteren anderen het als zwakte waardoor ze ook anders in de onderhandelingen gaan zitten. Dat geeft vervuiling aan tafel. Ik vind het zelf ook wel lekker om over de interne onderhandelingen transparant te zijn: ‘ik zou best mee willen bewegen maar dat gaat gewoon niet gebeuren. Ik zeg het nu alvast.’ Voor mijzelf maakt een goede relatie het schaakspel makkelijker.”
Zelfreflectie
“Je moet in het onderhandelen wel zelfreflectie hebben; op metaniveau naar je eigen interactie kunnen kijken. Functioneer ik eigenlijk wel? Stel dat ik tegenover mezelf zit, zou ik dan ook zo blij zijn met mezelf? Daar ben je als psycholoog natuurlijk door en door in gekneed. Je leert naar jezelf te kijken gaandeweg het gesprek. Dat geldt niet voor andere vakgebieden, de technische vakken al helemaal niet. Maar met training zou je daar iets aan moeten kunnen doen.“
Herbert Korbee is oprichter van bureau Korbee & Hovelynck en was ten tijde van deze casus werkzaam bij de provincie Utrecht.